Automatisierung einer Dokumenten-Migration

Einleitung

Die Verwaltung einer grossen Schweizer Stadt plant die Migration von über 2 Mio. elektronisch abgelegten Arbeitsdateien in ein neues Dokumenten-Management-System (DMS). Dabei sollen die zugehörigen Meta-Daten jeder Arbeitsdatei aus dem Quellsystem im DMS korrekt verknüpft werden, um diese wieder auffindbar abzulegen. Da es sich dabei um ein produktives System handelt und kein „Freeze“ möglich ist, werden während der Migrationsphase weiterhin Dokumente erstellt oder verändert. Auch diese Mutationen sollen vollständig und voll automatisiert migriert werden.

Alle vorgenommenen automatisierten Verschlagwortungen der migrierten Felder im DMS sollen mit dem Input der Meta-Daten abgeglichen werden. OMrun startet und überwacht die Migration und prüft das Ergebnis im DMS zu 100% und voll automatisiert.

Vorgehen

Zu Beginn greift OMrun die umfassenden Metadaten aller Dokumente vom Quellsystem ab und importiert diese in die interne Migrationsdatenbank [1]. Dabei werden alle auf dem Quellsystem für die Migration bereitgestellten Dateien mit den Metadaten verglichen, um Differenzen früh feststellen und Migrationsfehler vermeiden zu können ‚[2].

Aus diesem Abgleich werden zudem die XML-Dateien aller zu migrierenden Dateien von OMrun erstellt und dem DMS-Importer gemeinsam mit den zusammenpassenden Dokumenten übergeben [3]ƒ.

Nach Migrationsende des autonom agier­enden DMS-Importers, d.h. nachdem alle XML-Dateien verarbeitet wurden, können sämtliche Quit­tierungs­meldungen des Import­prozesses (OK und NOK) erhoben und ausgewertet werden. Aufgrund des Abgleichs der Metadaten des Quellsystems mit den DMS-Quittierungs­meldungen ist die Feststellung des Migra­tionserfolgs ein Kinderspiel. Dies gilt auch für die Prüfung der Ver­schlagwortung der Doku­mente innerhalb des DMS, welche ebenfalls mithilfe von Meta­daten und Quittierungs­meldungen ermöglicht wird „[4].

Um den maximalen Funktionsumfang des DMS nutzen zu können und auch zur Optimierung der Performance wird natürlich mit Vorteil auf die API (application programming interface) des DMS zurückgegriffen. Es kann aber vorkommen, dass die Verwendung der API aus den verschiedensten Gründen nicht gewünscht ist.

OMrun als Daten-Qualitäts-Monitor

Um alle Dokumente bis zum Tag der Umschaltung auf das neue DMS vollständig zu migrieren, wird dieser Ablauf beliebig oft wiederholt. Dabei kann mithilfe von OMdashboard jederzeit bestimmt werden, welche Dokumente bereits erfolgreich migriert worden sind oder auch wieviele Male diese eine neue produktive Dokumentenversion erhalten haben.

Das Ergebnis dieser Datenabgleiche ist ein detaillierter Report der Differenzen beziehungsweise Regelverletzungen, welcher die Basis für Korrektur-Eingriffe am Migrationsprozess darstellt.